In deiner Rolle als Office Manager (f/m/d) an unserem Office in Berlin bist du das organisatorische Herz unseres Teams und sorgst dafür, dass unser Office-Alltag reibungslos funktioniert. Dabei übernimmst du nicht nur klassische Office-Management-Aufgaben, sondern hast auch die Möglichkeit, aktiv an People & Culture-Themen mitzuwirken. Diese Rolle bietet dir viel Gestaltungsspielraum, um deine Erfahrungen einzubringen, neue Ansätze zu entwickeln und im HR-Bereich dazuzulernen.

🚀 Deine Aufgaben

Office Management

• Büroorganisation und Verwaltung: Du stellst sicher, dass unser Büro bestens läuft, indem du alle administrativen Aufgaben effizient koordinierst.
• Koordination von Dienstleistern und Lieferanten: Du sorgst dafür, dass externe Aufgaben und Lieferungen immer pünktlich und in bester Qualität erledigt werden.
• Arbeitsumgebung gestalten: Du sorgst dafür, dass unser Arbeitsumfeld gut ausgestattet und angenehm ist, damit unser Team fokussiert und motiviert arbeiten kann.
• Ansprechpartner: Du bist der erste Kontakt für Mitarbeiter*innen, Gäste und Anfragen und stehst dem Team bei organisatorischen Belangen unterstützend zur Seite.
• Postbearbeitung: Du kümmerst dich um den Ein- und Ausgang unserer Post und sorgst dafür, dass alle wichtigen Prozesse reibungslos weiterlaufen.
• Prozessoptimierung: Mit deinem Blick für Details bringst du kontinuierlich Verbesserungen in unseren administrativen Abläufen ein.

Eventmanagement

• Planung und Durchführung von Events: Du bist verantwortlich für die Organisation von Company-Events (z.B. Sommer- und Winterparty), die den Zusammenhalt fördern und unsere Unternehmenskultur stärken.
• All-Hands Meeting: Du bereitest das Setup für unsere Company wide All-Hands-Meetings vor und kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf vor Ort.

People & Culture Support

• Unterstützung von People & Culture-Prozessen: Du unterstützt unser People & Culture-Team bei administrativen Aufgaben (z.B. Pflege unseres HR-Systems Personio, Unterstützung bei On-und Offboardings von Mitarbeiter*innen).

👀 Dein Profil:

• Min. 2+ Jahre Erfahrung im Office Management oder einer ähnlichen administrativen Rolle
• Du bist in Berlin zu Hause und möchtest eine Teilzeitstelle (20 Std/Woche, Montag bis Freitag) vor Ort in unserem Office übernehmen.
• Du behältst auch in stressigen Momenten den Überblick und arbeitest eigenständig.
• Du sprichst fließend Deutsch (Muttersprache) und Englisch – Kommunikation ist deine Stärke.
• Du schätzt ein humorvolles Arbeitsumfeld und gehst gerne auf Menschen zu.
• Du weißt, wie wichtig eine gut strukturierte, einladende Arbeitsumgebung für das Wohlbefinden eines Teams ist.
• Du bist motiviert, uns auch im Bereich People & Culture aktiv zu unterstützen und Prozesse mitzugestalten.

🤩 Was dich erwartet:

• Kostenloser Zugang zur nilo-App (inkl. Unterstützung für Familienmitglieder)
• Vergünstigte Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Weiterbildungsbudget
• VESOP Programm
• Regelmäßige Team- und Firmen-Events
• Bring deinen Hund mit ins Büro

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